Organisatie

Het IDFA-team is fluïde in omvang en bestond in 2024 uit 68,6 fte (70,5fte in 2023 en 63 fte in 2022). Naast een vaste bezetting van medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd (van 23,5) en medewerkers met een tijdelijk contract (24,3 fte), wordt de organisatie in aanloop naar het festival uitgebreid met zzp-ers (20,8 fte), stagiairs (3,2 fte) en 493 vrijwilligers.

Internationalisering en diversifiëring van de werkvloer krijgen bij IDFA steeds meer aandacht. Het personeelsbeleid richt zich op het samenstellen van een sterk en divers team en het creëren van een veilige werkomgeving waarin iedereen kan excelleren en vanuit verschillende achtergronden en perspectieven een bijdrage kan leveren.

Om de sociale veiligheid te versterken, is in 2024 de code of conduct aangescherpt en breed gedeeld. Daarnaast zijn twee interne en één externe vertrouwenspersoon aangesteld. IDFA hanteert de Fair Practice Code, wat niet alleen eerlijke financiële beloning betekent, maar ook transparantie en betrokkenheid bij de organisatieontwikkeling. Medewerkers worden actief betrokken bij beleidsplannen en jaarplannen, werkprocessen worden gezamenlijk vastgelegd, en evaluaties vinden structureel plaats.

Diversiteit en inclusie blijven speerpunten. De afgelopen periode is gewerkt aan een bredere samenstelling van de Raad van Toezicht, het bestuur, de staf, de selectiecommissies en het team van scouts. Bij werving wordt diversiteit actief meegenomen: IDFA laat zich adviseren over inclusieve vacatureteksten, heeft een taalgids voor inclusief taalgebruik ontwikkeld en werkt met een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers.

Ook de ontwikkeling van medewerkers staat centraal. Er is een persoonlijk opleidingsbudget en jaarlijks worden trainingen aangeboden, waaronder spreken in het openbaar, taalcursussen, timemanagement en sollicitatievaardigheden. Daarnaast biedt IDFA een sportschoolabonnement en filmgerelateerde workshops voor vrijwilligers en contractanten, verzorgd door artistiek directeur Orwa Nyrabia.

Met de groei van de organisatie is de personeelsvertegenwoordiging in 2024 omgevormd tot een ondernemingsraad. Samen met andere filmfestivals ontwikkelde IDFA onder begeleiding van Platform ACCT de Werkcode Filmfestivals, waarin een gezamenlijk salarishuis, een omrekentool voor freelancers, secundaire arbeidsvoorwaarden en een afgestemd opleidingsbeleid zijn vastgelegd. Vanaf 2026 sluit IDFA zich aan bij deze gezamenlijke honoreringsrichtlijn.

Om de organisatie te versterken en te stroomlijnen, zijn de stichtingen IDFA en IDFA Bertha Fund samengebracht in een personele unie onder één Raad van Toezicht, voorgezeten door Marry de Gaay Fortman. Orwa Nyrabia en Cees van 't Hullenaar zijn respectievelijk creatief en zakelijk directeur-bestuurder van IDFA. Nyrabia kondigde zijn vertrek aan per 1 juli 2025 na twee succesvolle termijnen, waarna IDFA begin 2025 een opvolgingsprocedure start. Isabel Arrate Fernandez en Jan Sirag zijn adjunct-directeuren. Arrate Fernandez gaf in 2024 leiding aan het IBF en is per 1 januari 2025 opgevolgd door Selin Murat. 

De RvT telt zes leden en vergadert minimaal vier keer per jaar met het bestuur. De auditcommissie bespreekt de begroting, de remuneratiecommissie voert voortgangsgesprekken met het bestuur, en de strategiecommissie bewaakt de programmering en positionering. In 2024 speelde de RvT een actieve rol bij het beleidsplan 2025-2028. 

In 2024 vonden drie wisselingen plaats in de RvT: Ramsey Nasr vertrok, trainee Orçun Ersungur trad toe, en Sandra den Hamer trad tijdelijk terug vanwege haar functie als interim-directeur van het Filmfonds. De overige leden zijn Femke van der Laan, Henk Siebren de Jong, Julia Noordegraaf en Michael Kembel. RvT-leden ontvangen geen vergoeding en hebben een maximale zittingstermijn van twee keer vier jaar. 

Het bestuur vergadert wekelijks, net als het managementteam met de afdelingshoofden. Elke afdeling stelt een jaarplan op, dat organisatiebreed wordt gedeeld en gemonitord. Belangrijke speerpunten blijven het versterken van de artistieke kwaliteit, diversificatie van programma, partners en publiek, publieksverjonging en groei van publieksinkomsten. In 2024 zijn de Code of Conduct, het calamiteitenplan en het crisisprotocol aangescherpt. 

Met het beleidsplan 2025-2028 zijn de maatschappelijke visie, missie en kernwaarden opnieuw gedefinieerd. IDFA richt zich op het stimuleren van het (inter)nationale documentaireklimaat en evalueert jaarlijks zijn werkwijze. Hoewel het festivalproces leidend blijft, vraagt de groei van jaarrond activiteiten—zoals talentontwikkeling, IBF en educatie—en de opening van Het Documentaire Paviljoen om een aanpassing van de organisatiestructuur en werkprocessen.